Kassen

Kassen sind seit langem in fast jedem Geschäft fester Bestandteil der Ausstattung. Im Gastronomie Bereich, zum Beispiel, ist kaum ein erfolgreicher Tagesbetrieb ohne Kasse möglich. Da gibt es beispielsweise noch den kleinen Landgasthof, in dem der überaus nette Wirt jede Bestellung per Hand auf den Block schreibt und auch zuverlässig serviert. Was dann leider nicht immer so gut funktioniert, ist bei hohem Gästeandrang die Abrechnung an der Theke, so ganz ohne die elektronische Unterstützung einer Kasse.

Bei einem Seminar hatten alle Teilnehmerinnen X Getränke, die eine zwei, die nächste sogar vier Getränke und so weiter und so fort. Das Seminaressen wurde pauschal mit 15 Euro abgerechnet, von jeder Teilnehmerin einzeln an der Theke bezahlt, zusammen mit den einzeln dazu zu rechnenden Getränken. Der Wirt hatte nur eine Strichliste geführt, da er keine Kasse hat. Jetzt war er darauf angewiesen, dass jeder Teilnehmerin noch einfiel, was sie im Laufe eines langen und anstrengenden Tages zu sich genommen hatte. Mit viel Hin und Her hat das funktioniert und der Wirt konnte alle Striche von seiner Liste abrechnen. Aber der zeitliche Aufwand! Die Quittungen, die jede Seminar Teilnehmerin erhielt, erstellte er auf einem Quittungsblock mit der Hand, Seminarverpflegung, die ermittelten Getränke dazu. Dann, ohne Kassen System, von Hand addiert, Stempel drauf, endlich fertig.

Mit Kasse wäre das unter einer Minute pro Teilnehmerin erledigt gewesen. So dauerte es zwischen 5 und 10 Minuten, und das bei 15 Teilnehmerinnen. Endlos! Zum Glück war ansonsten nichts los, sonst wäre das nicht gut gegangen. Kassen sind auch im kleinsten Familienbetrieb eine lohnenden Anschaffung. Nicht nur, dass über den Tag hinweg alle Getränkeumsätze mit der Kasse aufgezeichnet worden wären, auch die Abwicklung wäre denkbar einfacher gewesen. Für jede Teilnehmerin ein offener Bon, auf dem alles eingebucht wird, dann am Ende der Veranstaltung ein Knopfdruck und die Kasse druckt die fertige Quittung für jede aus. Alles geht gesammelt in den Tagesumsatz.

Ohne Kasse ist der Wirt darauf angewiesen, dass jeder kassierte Euro zuverlässig in die Geldschublade wandert und dass auch zwischendurch nicht vergessen wird, etwas abzurechnen. Ansonsten behält er am Abend noch offene Striche auf seiner Liste. Wenn moderne Kassen eingesetzt werden, hat ein Wirt mehrere, auch oben schon genannte Vorteile. Erstens kommen alle getätigten Umsätze mit in die Abrechnung. Jeder verbuchte Verzehr wird in der Kasse gespeichert. Zweitens können diese gesammelten Daten aus der Kasse per Datenfernübertragung in das heimische Büro übermittelt werden. Dort dienen sie mit Hilfe von kompatiblen Warenwirtschaftsprogrammen zur Auswertung der betriebswirtschaftlichen Ergebnisse. So kann mit Hilfe der Daten aus der Kasse ermittelt werden, wie viel Umsatz generell pro Tag erreicht wurde, welche Speisen und Getränke verkauft wurden, was neu bestellt werden muss.

Wichtigster Punkt für jeden Unternehmer ist, zu wissen, wie viel Gewinn ist aus der ganzen Arbeit für mich heraus gekommen. Die Daten aus der Kasse helfen dabei, sich einen genauen Überblick zu verschaffen. Ist der Wareneinsatz zu groß, stimmt der Rohaufschlag bei allen Angeboten und wo genau kommt das Geld weg. So kann der Wirt durch seine Kassen Umsatzleichen aus der Karte streichen und die Produkte mit gutem Rohaufschlag bevorzugen, damit das Betriebsergebnis insgesamt besser wird. Mit Zettelwirtschaft hätte er das erst dann erfahren, wenn sein Steuerberater ihm sagt, da stimmt was nicht. Einen Betrieb ohne Kassen kann sich heute kein ernsthafter Unternehmer mehr leisten.

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In meinem Geschäft biete ich Accessoires aller Art an. Für dieses Geschäftsmodell brauchte ich bis jetzt nur eine kleine Registrierkasse, mit der ich meine Umsätze verbuchen kann, mit Geldschublade in der meine Tagesumsätze gesammelt werden. Die meiste Zeit bin ich selbst im Laden und betreue meine Kundinnen, die sich mit Modeschmuck, wie Ketten, Ohrringen oder schönen Armreifen ausstatten möchten. Neben dem Modeschmuck Sortiment, führe ich seit neuestem auch Lederwaren, wie Handtaschen, Geldbörsen und Gürtel in meinem Laden. Jetzt habe ich ein gutes Angebot für Seidentücher und Strickwaren bekommen und werde auch diese mit in mein Geschäft aufnehmen. Da meine Registrierkasse schon etwas älter ist, denke ich darüber nach, für die Verwaltung dieses erweiterten Warenangebotes ein moderneres Kassensystem anzuschaffen. Mein Steuerberater hat mir dazu geraten, mit einem Warenwirtschaftsprogramm zu arbeiten, das die Daten aus dem Kassensystem übernimmt und zu Umsatzstatistiken auswertet. Er meinte, damit wäre es eher möglich, sofort zu erkennen, welche Artikel von den Kundinnen gut angenommen werden und welche Ladenhüter sind. Außerdem vereinfacht es die tägliche Abrechnung, die ich bisher immer nach Geschäftsschluss manuell in mein Kassen Buch eingetragen habe. Ich habe mich schon mal erkundigt und auch im Internet gegoogelt, welche Registrierkassen es gibt, die in der Lage sind, Daten per Datenfernübertragung in einen Computer zu übertragen. Mich hat erstaunt, dass heute selbst kleinere Kassen Modelle dazu in der Lage sind. Auch die Verwaltung von Artikelstammdaten und Warengruppen sind für diese modernen Registrierkassen kein Problem. Aus Kostengründen möchte ich kein großes Kassensystem kaufen, das ich mit meinen kleinen Anforderungen gar nicht richtig ausnutzen kann. Da habe ich wirklich interessante Funktionen gesehen, die allerdings für mein kleines Geschäft nicht wirklich zum Tragen kommen. Aber große Märkte können so was sicher gut brauchen. Ich möchte eine kleine Registrierkasse, die Anschlüsse hat für eine Geldschublade, einen Scanner und die ein Kundendisplay hat, damit meine Kundinnen immer selbst sehen können, was sie zahlen müssen. Außerdem möchte ich von zuhause aus per Modem die Daten auslesen und in meinen PC laden. Das Warenwirtschaftsprogramm habe ich bereits gekauft. Letztendlich habe ich ein kleines Kassensystem ins Auge gefasst, das von der Stellfläche her nicht viel größer ist, als ein DIN A4 Blatt und über ein integriertes Kundendisplay verfügt. Sie hat ein großes Tastenfeld und ein Bedienerdisplay, das zugeklappt werden kann. Mit einem zusätzlichen Drucker kann ich sogar Etiketten für meine Waren ausdrucken, mit Barcode. Ein Scanner kann angeschlossen werden, außerdem auch eine Geldschublade. Diese kleinen Kassensysteme sind mit modernster Technik ausgestattet und können individuell auf meine Bedürfnisse angepasst werden. Zusätzlich ist die kleine Kasse netzwerkfähig, falls ich mein Geschäft mal vergrößern möchte. Damit bin ich auf jeden Fall auf der sicheren Seite und die Auswertungen geben mir den perfekten Überblick über meine Betriebswirtschaft.

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Früher gab es hauptsächlich Kassensysteme, die für spezielle Branchen hergestellt wurden und die nur in diesem einen Bereich eingesetzt werden konnten. Auch heute gibt es noch solche Kassensystem Konzepte spezieller Gastronomie Kassen oder Kassensysteme nur für den Einzelhandel oder für den Lebensmittelsupermarkt. Wirklich fortschrittliche Kassensysteme unterscheiden sich lediglich in der Bauart des Gehäuses, von Kunststoffgehäuse über stabilen Edelstahl, bis hin zu mobilen Geräten. Die Software, die die Tastaturen und andere Bedienelemente der Gehäuse steuert, ist aber in der Zwischenzeit so flexibel programmiert, dass die Kassensysteme für jede Anwendung gezielt und individuell angepasst und ausgerüstet werden können. So können zum Beispiel die Belegungen der Tastaturen entsprechend den speziellen Bedienungsanforderungen programmiert werden. Gerade die modernen Touch Screens der Kassensysteme haben multifunktionale Möglichkeiten. Damit kann ein und dasselbe Registrierkassen Modell sowohl im Einzelhandel, als auch in der Bäckerei oder sogar in der Gastronomie verwendet werden. Lediglich die Programmierung und die Gestaltung des Bedienfeldes wird verändert. Die Daten aus den gespeicherten Umsätzen werden per DFÜ in den zentralen PC übertragen und je nach den Erfordernissen des jeweiligen Betriebes in die entsprechende Back Office Software, wie Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder auch Backsoftware übergeben und dort ausgewertet. Jede Art von Schnittstelle, ob parallel, seriell, USB oder sonstige, von Peripheriegeräten benötigten Anschlüsse ermöglichen den Betrieb von zum Beispiel Geldschubladen, Kundendisplays, Scannern, Druckern, Etikettendruckern, Waagen, Schankanlagen, Kaffeemaschinen oder was sonst durch moderne Kassensysteme gesteuert werden kann. So wird eine moderne Registrierkasse für jeden Betrieb zum passenden Gerät. Eine Bäckerei stellt zum Beispiel besondere Anforderungen an die Beschaffenheit der Gehäuse der Kassensysteme, die vor allem staub- und krümeldicht verarbeitet werden müssen, damit nicht über den Lüfter oder andere Zugänge Mehlstaub oder Krümel eindringen und das System lahm legen können. Betriebe, die über ein großes Warenlager verfügen benötigen ein Kassensystem, das die regelmäßige Inventur unterstützt. So kann zum Beispiel über mobile Kassensysteme oder Handscanner direkt am Regal der Lagerbestand erfasst und eingegeben werden. In manchen Betrieben ist nur sehr wenig Platz für ein Kassensystem vorhanden, entweder, weil die zur Verfügung stehende Arbeitsfläche nicht groß genug ist, oder weil die Registrierkasse nicht so im Vordergrund stehen soll. Da ist es von Vorteil, wenn das Gehäuse sehr klein ist, oder auch an der Wand oder auf praktischen Ständern montiert werden kann. Im Zweifelsfall kann man dann auch mobile Kassensysteme einsetzen, die vom Servicepersonal am Gürtel getragen werden oder ein Hybrid Kassensystem, das aus einer kompakten, intelligenten Docking Station mit allen erforderlichen Schnittstellen und einem Mobilteil besteht und sowohl als stationäre, als auch als mobile Kasse eingesetzt werden kann. Wichtig ist bei der Anschaffung einer Registrierkasse immer die Frage, wie kompatibel sie sich mit anderen, bestehenden Installationen oder auch dem Netzwerk verbinden lässt. Unabhängig von der Art des Betriebes ist es bei der Anschaffung neuer Kassensysteme immer sinnvoll, ein Pflichtenheft zu erstellen, in dem alle möglichen Anforderungen, die der spezielle Betrieb stellt, aufgelistet werden. Das Pflichtenheft kann auch dabei helfen, verschiedene Kassensysteme miteinander im Gebrauch zu vergleichen. Mit Sicherheit ist es eine wichtige Anforderung, dass das installierte Kassensystem Netzwerk unempfindlich ist gegen Viren und andere Manipulationen über das Internet. Eigenständige Betriebssysteme, die die Kassensysteme steuern, bieten größere Sicherheit gegen solche Eingriffe, als gewöhnliche, so genannte PC Kassen, die Windowsbasiert programmiert wurden.

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Schönes Wetter, laue Abende verführen zum Draußen verweilen, bevorzugt im Biergarten, wo mobile Kassen immer mehr zum Einsatz kommen. Wer hat nicht schon im Sommer einen herrlichen Sonnenuntergang im Biergarten genossen? Es wird also immer wichtiger für jeden Gastronomiebetrieb, auch Außenbereiche mit Tischen anzubieten, mindestens genauso viele Sitzplätze wie im Innenbereich, wenn sie das ganze Jahr über gute Umsätze haben möchten. Restaurants, die ihren Gästen diesen speziellen Service bieten, werden in der warmen Jahreszeit eindeutig bevorzugt aufgesucht. Trendige Sitzgarnituren aus Rattangeflechten mit üppigen Polsten machen es möglich, auch im Außenbereich eine elegante Atmosphäre zu schaffen, die mit den sonst üblichen unbequemen Lösungen nur noch wenig zu tun haben. Um dem Servicepersonal die Arbeit an den Außentischen zu erleichtern empfehlen sich mobile Kassen und Drucker. Eine mobile Kasse lässt sich ganz einfach am Gürtel befestigen, zusammen mit einem mobilen Drucker. Beides klein und handlich, hat so jeder Kellner eine vollwertige Kassenlösung direkt bei sich. Ob bei Sonnenschein oder Kerzenlicht, für das Servicepersonal ist es sehr wichtig, dass das Display der mobilen Kasse sich gut lesen lässt. Moderne mobile Kassen verfügen über einen Helligkeitssensor, der die gute Lesbarkeit garantiert und das Display entweder dimmt oder beleuchtet. Service im Außenbereich ist in der Regel mit sehr viel Lauferei verbunden. Mobile Kassen ersparen einen Teil der Wege. Das Servicepersonal nimmt beim Gast die Bestellung auf und anstatt den Bon zur Theke bringen zu müssen, sendet die mobile Kasse die Bestellung per Funk in den Thekenbereich oder zur Küche, wo sie auf Druckern oder Displays ausgegeben wird. Die Bestellung wird fertig gestellt und der Kellner per Vibrationsalarm informiert, dass er sie abholen kann. So muss er nur einmal dorthin laufen, um die Bestellung abzuholen und zu servieren. Während die Bestellung vorbereitet wird, kann beim nächsten Tisch die Bestellung aufgenommen werden. Für kleine Gastronomien ist es vielleicht eine Möglichkeit, sich eine so genannte Hybrid Kasse zu zulegen. Eine Hybrid Kasse kann sowohl als stationäre Kasse als auch im mobilen Einsatz genutzt werden. An der Theke befindet sich eine kompakte, intelligente Docking Station, die über die benötigten Schnittstellen für eventuell eingesetzte Peripheriegeräte, wie Drucker oder Schankanlagen verfügt. Darauf aufgesetzt, ist das Mobilteil mit ansprechend großem Display. Auf diesem Display können bei Bedarf grafische Tischpläne dargestellt werden. Das robuste Gehäuse ist wasser- und staubdicht verarbeitet und verträgt sogar einen Sturz. Im mobilen Einsatz ist die Hybrid Kasse genauso funktional wie eine kleine mobile Kasse, der brillante Touch Screen ist gut lesbar und intuitiv zu bedienen. Zusätzliche Funktionen, wie beispielsweise freie Texteingabe, um Kundenwünsche einfacher einzugeben und direkt an die Küche zu senden, verschaffen Hybrid Kassen sogar Vorteile gegenüber normalen mobilen Kassen. Auch ein Kellnerrufsystem kann mit der Hybrid Kasse zusammenarbeiten. Auf dem grafischen Tischplan leuchten dann bei einem Servicewunsch die entsprechenden Tische auf. So kann der Service im Außenbereich sogar noch effektiver gestaltet werden.

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Das heute übliche, große Sortiment an Süßwaren aller Art verlangt nach leistungsfähigen Registrierkassen Systemen. Besonders, wenn nicht nur fertig abgepackte Artikel, wie Schoko Riegel, Bonbons oder Tafelschokolade angeboten wird. Lose Süßwaren sind der Trend. So gibt es schon seit einiger Zeit in jedem Kiosk offene Behälter, aus denen sich die Kinder ihre bunte Tüte zusammenstellen können. Das sind Cent Artikel, die in der Registrierkasse aber trotzdem ordnungsgemäß erfasst werden sollten. Am besten wäre sogar, wenn Stückweise die jeweiligen Sorten eingegeben werden könnten, um die Warenwirtschaft genauer gestalten zu können. Meistens wird aber nur der Endbetrag in die dementsprechende Warengruppe der Registrierkasse eingegeben. In spezialisierten Süßwarengeschäften, wie zum Beispiel “Hussel” hat der Kunde die Auswahl zwischen losen Pralinen, Bonbons, Lakritze und vielem mehr. Außerdem steht eine Vielzahl an fertig abgepackten Süßigkeiten zur Auswahl. Die Registrierkassen müssen hier wesentlich mehr Funktionen bieten. Der Verkauf von fest abgepackten Waren mit ausgezeichneten Preisen kann per Registrierkasse mit Barcode Scanner erfasst werden. Lose angebotene Waren müssen mit dem Wiegesystem abgewogen werden. Neuartige Registrierkassen, die mit diesen Wiegesystemen vernetzt sind, sind dann in der Lage, das passende Etikett mit Angabe von Gewicht, Preis per Kilo und Endpreis auszudrucken und dann zu berechnen. Für Sonderangebote muss die Registrierkasse über mehrere Preisebenen verfügen, die im Zweifelsfall auch nach einprogrammiertem Zeitrahmen automatisch auf die jeweiligen Preisstufen wechseln, wie zum Beispiel, wenn in der Bäckerei am Sonntag etwas höhere Preise gelten. Kundenbestellungen sollten an der Registrierkasse mit Namen und Datum eingegeben werden können, damit kein Zettel und damit die Bestellung verloren gehen können. Für Konditoreien ist es sinnvoll, wenn Rezepturen für die verkauften Kuchen verarbeitet werden können, damit der Konditor weiß, welche Rohstoffe nachgekauft werden müssen und welche Kuchen zur Zeit besonders stark verkauft werden, damit davon mehr hergestellt wird.  Einige Registrierkassen Systeme sind ebenfalls in der Lage, die Arbeitszeiten der Angestellten zu verwalten und in Arbeitszeitprogramme zu übertragen. Somit ist dank der Registrierkasse die Lohnabrechnung automatisiert. Angeschlossene Warenwirtschaftsprogramme und andere Back Office Programme werden aus den Registrierkassen mit den jeweiligen Verkaufsdaten versorgt. Damit ermöglicht die Registrierkasse einen genauen Überblick über Umsätze, Wareneinsatz, Lagerhaltung und auch Umsatz pro Mitarbeiter. Diese Daten nutzt der moderne Unternehmer, um sich Analysen über seine Betriebsergebnisse zeitnah anfertigen zu können. Die Registrierkasse übernimmt auch im Süßwarenbereich einen erheblichen Teil der täglichen Verwaltungsaufgaben. Nicht zu vergessen: die Süßwarengeschäfte sind wahrscheinlich die Geschäfte, in denen stolze, kleine Erstkunden mit 50 Cent in der Hand hocherhobenen Hauptes ihren ersten eigenen Einkauf an der Registrierkasse bezahlen.

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