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Kassen organisieren Gastronomie Betrieb
7. Oktober 2009 | 
Autor: Kassen sind seit langem in fast jedem Geschäft fester Bestandteil der Ausstattung. Im Gastronomie Bereich, zum Beispiel, ist kaum ein erfolgreicher Tagesbetrieb ohne Kasse möglich. Da gibt es beispielsweise noch den kleinen Landgasthof, in dem der überaus nette Wirt jede Bestellung per Hand auf den Block schreibt und auch zuverlässig serviert. Was dann leider nicht immer so gut funktioniert, ist bei hohem Gästeandrang die Abrechnung an der Theke, so ganz ohne die elektronische Unterstützung einer Kasse.
Bei einem Seminar hatten alle Teilnehmerinnen X Getränke, die eine zwei, die nächste sogar vier Getränke und so weiter und so fort. Das Seminaressen wurde pauschal mit 15 Euro abgerechnet, von jeder Teilnehmerin einzeln an der Theke bezahlt, zusammen mit den einzeln dazu zu rechnenden Getränken. Der Wirt hatte nur eine Strichliste geführt, da er keine Kasse hat. Jetzt war er darauf angewiesen, dass jeder Teilnehmerin noch einfiel, was sie im Laufe eines langen und anstrengenden Tages zu sich genommen hatte. Mit viel Hin und Her hat das funktioniert und der Wirt konnte alle Striche von seiner Liste abrechnen. Aber der zeitliche Aufwand! Die Quittungen, die jede Seminar Teilnehmerin erhielt, erstellte er auf einem Quittungsblock mit der Hand, Seminarverpflegung, die ermittelten Getränke dazu. Dann, ohne Kassen System, von Hand addiert, Stempel drauf, endlich fertig.
Mit Kasse wäre das unter einer Minute pro Teilnehmerin erledigt gewesen. So dauerte es zwischen 5 und 10 Minuten, und das bei 15 Teilnehmerinnen. Endlos! Zum Glück war ansonsten nichts los, sonst wäre das nicht gut gegangen. Kassen sind auch im kleinsten Familienbetrieb eine lohnenden Anschaffung. Nicht nur, dass über den Tag hinweg alle Getränkeumsätze mit der Kasse aufgezeichnet worden wären, auch die Abwicklung wäre denkbar einfacher gewesen. Für jede Teilnehmerin ein offener Bon, auf dem alles eingebucht wird, dann am Ende der Veranstaltung ein Knopfdruck und die Kasse druckt die fertige Quittung für jede aus. Alles geht gesammelt in den Tagesumsatz.
Ohne Kasse ist der Wirt darauf angewiesen, dass jeder kassierte Euro zuverlässig in die Geldschublade wandert und dass auch zwischendurch nicht vergessen wird, etwas abzurechnen. Ansonsten behält er am Abend noch offene Striche auf seiner Liste. Wenn moderne Kassen eingesetzt werden, hat ein Wirt mehrere, auch oben schon genannte Vorteile. Erstens kommen alle getätigten Umsätze mit in die Abrechnung. Jeder verbuchte Verzehr wird in der Kasse gespeichert. Zweitens können diese gesammelten Daten aus der Kasse per Datenfernübertragung in das heimische Büro übermittelt werden. Dort dienen sie mit Hilfe von kompatiblen Warenwirtschaftsprogrammen zur Auswertung der betriebswirtschaftlichen Ergebnisse. So kann mit Hilfe der Daten aus der Kasse ermittelt werden, wie viel Umsatz generell pro Tag erreicht wurde, welche Speisen und Getränke verkauft wurden, was neu bestellt werden muss.
Wichtigster Punkt für jeden Unternehmer ist, zu wissen, wie viel Gewinn ist aus der ganzen Arbeit für mich heraus gekommen. Die Daten aus der Kasse helfen dabei, sich einen genauen Überblick zu verschaffen. Ist der Wareneinsatz zu groß, stimmt der Rohaufschlag bei allen Angeboten und wo genau kommt das Geld weg. So kann der Wirt durch seine Kassen Umsatzleichen aus der Karte streichen und die Produkte mit gutem Rohaufschlag bevorzugen, damit das Betriebsergebnis insgesamt besser wird. Mit Zettelwirtschaft hätte er das erst dann erfahren, wenn sein Steuerberater ihm sagt, da stimmt was nicht. Einen Betrieb ohne Kassen kann sich heute kein ernsthafter Unternehmer mehr leisten.
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Kleine Registrierkasse für kleines Geschäft
In meinem Geschäft biete ich Accessoires aller Art an. Für dieses Geschäftsmodell brauchte ich bis jetzt nur eine kleine Registrierkasse, mit der ich meine Umsätze verbuchen kann, mit Geldschublade in der meine Tagesumsätze gesammelt werden. Die meiste Zeit bin ich selbst im Laden und betreue meine Kundinnen, die sich mit Modeschmuck, wie Ketten, Ohrringen oder schönen Armreifen ausstatten möchten. Neben dem Modeschmuck Sortiment, führe ich seit neuestem auch Lederwaren, wie Handtaschen, Geldbörsen und Gürtel in meinem Laden. Jetzt habe ich ein gutes Angebot für Seidentücher und Strickwaren bekommen und werde auch diese mit in mein Geschäft aufnehmen. Da meine Registrierkasse schon etwas älter ist, denke ich darüber nach, für die Verwaltung dieses erweiterten Warenangebotes ein moderneres Kassensystem anzuschaffen. Mein Steuerberater hat mir dazu geraten, mit einem Warenwirtschaftsprogramm zu arbeiten, das die Daten aus dem Kassensystem übernimmt und zu Umsatzstatistiken auswertet. Er meinte, damit wäre es eher möglich, sofort zu erkennen, welche Artikel von den Kundinnen gut angenommen werden und welche Ladenhüter sind. Außerdem vereinfacht es die tägliche Abrechnung, die ich bisher immer nach Geschäftsschluss manuell in mein Kassen Buch eingetragen habe. Ich habe mich schon mal erkundigt und auch im Internet gegoogelt, welche Registrierkassen es gibt, die in der Lage sind, Daten per Datenfernübertragung in einen Computer zu übertragen. Mich hat erstaunt, dass heute selbst kleinere Kassen Modelle dazu in der Lage sind. Auch die Verwaltung von Artikelstammdaten und Warengruppen sind für diese modernen Registrierkassen kein Problem. Aus Kostengründen möchte ich kein großes Kassensystem kaufen, das ich mit meinen kleinen Anforderungen gar nicht richtig ausnutzen kann. Da habe ich wirklich interessante Funktionen gesehen, die allerdings für mein kleines Geschäft nicht wirklich zum Tragen kommen. Aber große Märkte können so was sicher gut brauchen. Ich möchte eine kleine Registrierkasse, die Anschlüsse hat für eine Geldschublade, einen Scanner und die ein Kundendisplay hat, damit meine Kundinnen immer selbst sehen können, was sie zahlen müssen. Außerdem möchte ich von zuhause aus per Modem die Daten auslesen und in meinen PC laden. Das Warenwirtschaftsprogramm habe ich bereits gekauft. Letztendlich habe ich ein kleines Kassensystem ins Auge gefasst, das von der Stellfläche her nicht viel größer ist, als ein DIN A4 Blatt und über ein integriertes Kundendisplay verfügt. Sie hat ein großes Tastenfeld und ein Bedienerdisplay, das zugeklappt werden kann. Mit einem zusätzlichen Drucker kann ich sogar Etiketten für meine Waren ausdrucken, mit Barcode. Ein Scanner kann angeschlossen werden, außerdem auch eine Geldschublade. Diese kleinen Kassensysteme sind mit modernster Technik ausgestattet und können individuell auf meine Bedürfnisse angepasst werden. Zusätzlich ist die kleine Kasse netzwerkfähig, falls ich mein Geschäft mal vergrößern möchte. Damit bin ich auf jeden Fall auf der sicheren Seite und die Auswertungen geben mir den perfekten Überblick über meine Betriebswirtschaft.
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Kasse machen mit Außengastronomie
Schönes Wetter, laue Abende verführen zum Draußen verweilen, bevorzugt im Biergarten, wo mobile Kassen immer mehr zum Einsatz kommen. Wer hat nicht schon im Sommer einen herrlichen Sonnenuntergang im Biergarten genossen? Es wird also immer wichtiger für jeden Gastronomiebetrieb, auch Außenbereiche mit Tischen anzubieten, mindestens genauso viele Sitzplätze wie im Innenbereich, wenn sie das ganze Jahr über gute Umsätze haben möchten. Restaurants, die ihren Gästen diesen speziellen Service bieten, werden in der warmen Jahreszeit eindeutig bevorzugt aufgesucht. Trendige Sitzgarnituren aus Rattangeflechten mit üppigen Polsten machen es möglich, auch im Außenbereich eine elegante Atmosphäre zu schaffen, die mit den sonst üblichen unbequemen Lösungen nur noch wenig zu tun haben. Um dem Servicepersonal die Arbeit an den Außentischen zu erleichtern empfehlen sich mobile Kassen und Drucker. Eine mobile Kasse lässt sich ganz einfach am Gürtel befestigen, zusammen mit einem mobilen Drucker. Beides klein und handlich, hat so jeder Kellner eine vollwertige Kassenlösung direkt bei sich. Ob bei Sonnenschein oder Kerzenlicht, für das Servicepersonal ist es sehr wichtig, dass das Display der mobilen Kasse sich gut lesen lässt. Moderne mobile Kassen verfügen über einen Helligkeitssensor, der die gute Lesbarkeit garantiert und das Display entweder dimmt oder beleuchtet. Service im Außenbereich ist in der Regel mit sehr viel Lauferei verbunden. Mobile Kassen ersparen einen Teil der Wege. Das Servicepersonal nimmt beim Gast die Bestellung auf und anstatt den Bon zur Theke bringen zu müssen, sendet die mobile Kasse die Bestellung per Funk in den Thekenbereich oder zur Küche, wo sie auf Druckern oder Displays ausgegeben wird. Die Bestellung wird fertig gestellt und der Kellner per Vibrationsalarm informiert, dass er sie abholen kann. So muss er nur einmal dorthin laufen, um die Bestellung abzuholen und zu servieren. Während die Bestellung vorbereitet wird, kann beim nächsten Tisch die Bestellung aufgenommen werden. Für kleine Gastronomien ist es vielleicht eine Möglichkeit, sich eine so genannte Hybrid Kasse zu zulegen. Eine Hybrid Kasse kann sowohl als stationäre Kasse als auch im mobilen Einsatz genutzt werden. An der Theke befindet sich eine kompakte, intelligente Docking Station, die über die benötigten Schnittstellen für eventuell eingesetzte Peripheriegeräte, wie Drucker oder Schankanlagen verfügt. Darauf aufgesetzt, ist das Mobilteil mit ansprechend großem Display. Auf diesem Display können bei Bedarf grafische Tischpläne dargestellt werden. Das robuste Gehäuse ist wasser- und staubdicht verarbeitet und verträgt sogar einen Sturz. Im mobilen Einsatz ist die Hybrid Kasse genauso funktional wie eine kleine mobile Kasse, der brillante Touch Screen ist gut lesbar und intuitiv zu bedienen. Zusätzliche Funktionen, wie beispielsweise freie Texteingabe, um Kundenwünsche einfacher einzugeben und direkt an die Küche zu senden, verschaffen Hybrid Kassen sogar Vorteile gegenüber normalen mobilen Kassen. Auch ein Kellnerrufsystem kann mit der Hybrid Kasse zusammenarbeiten. Auf dem grafischen Tischplan leuchten dann bei einem Servicewunsch die entsprechenden Tische auf. So kann der Service im Außenbereich sogar noch effektiver gestaltet werden.
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Kassen seit 1998 von BR Software Engineering GbR
1998 startete die Entwicklung von Kassen. Die cashdata GmbH war auf der Suche nach einem Ersatz ihrer DOS-Kassensoftware, da immer mehr Probleme bei der Hardwarebeschaffung und bei der Softwarekompatibilität auftauchten. Herr Rüther wurde das Angebot gemacht, die Entwicklung der Windows Kassensysteme zu übernehmen. Er hatte schon ein paar kleinere Softwareprojekte für die cashdata realisiert, also willigte er unter der Voraussetzung ein, dass die cashdata Lizenznehmer wird. Im April 1999 war die Gründung der BR Software Engineering GbR. Das Projekt Windowskasse war mittlerweile gewachsen und so gründete Herr Rüther zusammen mit Herr Bellgardt die BR Software Engineering GbR um die Entwicklung der Kassensoftware durch mehr Manpower voran zu treiben. Im September 1999 wurde das Kassensystem das erste Mal getestet. Die erste Kasse wurde mit der BR Software Kassen Lösung ausgestattet. Jetzt zeigte sich, dass das Testteam gute Arbeit geleistet hatte, denn das System lief ohne nennenswerte Probleme. Bei der Euroeinführung Anfang 2002 machte sich die Vorarbeit des Unternehmens bezahlt. Bei den Kassen musste nicht viel Aufwand getrieben werden um sie auf Euro umzuschalten. Im Juni 2002 wurde die BR Software Engineering GmbH von den Gesellschaftern Rüther und Wölting gegründet. Im Zuge der Gründung wurde die Technikmannschaft der cashdata GmbH und die Entwicklungsabteilung von der BR Software Engineering GbR übernommen. Ziel war es sowohl Software, Hardware als auch Service aus einer Hand bieten zu können. Die BR Software Engineering GmbH hat sich auf Touchscreen Kassensysteme für die Gastronomie spezialisiert. Seit über sechs Jahren entwickeln und vertreiben sie Kassensysteme, die in Zusammenarbeit mit Fachleuten aus der Gastronomie entwickelt wurden. So entstand ein Gastronomie Management System, erarbeitet von Profis für Profis. Das Unternehmen bietet Lösungen aus einer Hand. Von der Planung, über die Installation, die Einführung in das Kassensystem, bis hin zum Support und der Wartung steht immer der gleiche Ansprechpartner zur Verfügung. Damit das System den Anforderungen an eine Gastronomie-Kasse auch in Zukunft gerecht wird, entwickelt die BR Software Engineering GmbH die Kassensoftware ständig im eigenen Haus weiter. Dadurch hält eine BR Software Kasse Schritt mit den sich ständig ändernden Anforderungen der Gastronomie und dem Handelsgeschäft. Die BR Software Engineering GmbH bietet zwar keine Registrierkasse an, hat sich aber stattdessen auf Touch Screen Kassen und Kassensystem Herstellung konzentriert. Sie bieten vielseitige Lösungen für die Gastronomie und den allgemeinen Handel an. Die Basissysteme bestehen aus Thermodrucker, Touch Screen, Kellnerschloß und einem Rechner, dazu gibt es vielfältige Erweiterungsmöglichkeiten wie zum Beispiel Kassenschubladen, Scanner, Kundendisplays, Magnetkartenleser oder Ferndrucker. Die Bedieneroberfläche ist leicht zu verstehen, eine Benutzerführung ist möglich und lästiges PLU Nummern Lernen ist nicht mehr nötig. Das Ziel war, die Software so zu gestalten, dass das Servicepersonal nur kurz eingearbeitet werden muss und schnell anfangen kann damit zu arbeiten. Durch das integrierte Berichtswesen lassen sich alle Geschäftsdaten übersichtlich aufbereitet darstellen. Neben den vorhandenen Standardberichten lassen sich auch Reports erstellen, ohne dass das Kassensystem geändert werden muss. Zusammen mit der eingebauten Warenwirtschaft hat man so einen guten Überblick über seinen Betrieb.
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Kassen können unterschiedliche eingesetzt werden
Leistungsfähige und moderne Kassen sind mit ihrer guten seriellen Ausstattung in unterschiedlichen Unternehmensstrukturen einsetzbar. So sind zum Beispiel in kleinen Geschäften wie in einem Kiosk noch Registrierkassen im Einsatz, die sogar noch vor rund fünfzehn Jahren auch in Supermärkten eingesetzt wurden. Diese sind nach wie vor kompetent einsetzbar, weil sie die täglichen Umsätze mit der jeweiligen manuellen Eingabe über die Tastatur korrekt aufrechnen. Und obwohl uns Kunden diese Registrierkassen so vertraut sind, wird man diese Kassen in den nächsten Jahren wohl immer seltener in den Geschäften sehen. Denn die technische Entwicklung schreitet so rasant voran, dass ältere Kassen irgendwann nicht mehr update-fähig sind und gegen modernere Kassen auszutauschen sind. Allein das Design einer modernen Kasse hat sich soweit von der herkömmlichen Registrierkasse entfernt, dass so mancher Kunde vielleicht schon nostalgisch an gute alte Zeiten zurück denkt. Und doch sind moderne Kassen auch Registrierkassen, weil sie nach wie vor die Hauptaufgabe der Verkaufserfassung haben. Eine Kasse der jüngsten Generation ist im Gegensatz zur älteren Registrierkasse netzwerkfähig und kann problemlos in verschiedene Kassensysteme eingebunden werden. Ein Kassensystem wird in Filialunternehmen des Einzelhandels ebenso häufig eingesetzt wie auch in vielen Gastronomiebetrieben und vor allem in der Hotelbranche. Da aber nicht nur branchenspezifisch unterschiedliche Anforderungen an gute Kassen gestellt sind, sondern auch betrieblich Unterschiede in den Erfordernissen bestehen, kann insbesondere die Kassensoftware nicht nur für jede Branche allgemein, sondern auch für jeden Betrieb individuell in die Kassen und in die Kassensysteme eingegliedert werden. Andererseits bieten viele Kassenhersteller auch moderne Kassen an, die branchenübergreifend über eine gleiche Kassensoftware verfügen, aber individuell in jedem Betrieb die eigenen Anforderungen konfiguriert werden können. Branchenunabhängig ist es möglich, mit modernen Kassen außer der Umsatzerfassung auch noch weitere Aufgaben durchzuführen. So kann beispielsweise das Verkaufspersonal im Einzelhandel seine Arbeitszeiten über die hier genutzten Kassen erfassen. In der Kassensoftware ist dann ein Arbeitszeitkonto für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin eingerichtet, worauf jederzeit aus der betrieblichen Buchhaltung zugegriffen werden kann. Damit können alle Gehaltsabrechnungen zeitgenau getätigt werden. Natürlich können auch Bestellungen über moderne Kassen getätigt werden. Zum einen kann eine Filiale bei der Firmenzentrale Waren bestellen, die benötigt werden. Zum anderen kann ein Betrieb auch eine Gesamtbestellung an Lieferanten über leistungsfähige Kassen online übermitteln. Mit Hilfe guter Kassen, die als Einzel- Kasse ebenso gut einzusetzen sind wie auch in einem Kassensystem, ist es also möglich, notwendige Erfassungen nicht über zusätzliche Anwendungssysteme tätigen zu müssen. Das spart eben hierfür erhebliche Anschaffungs- und Folgekosten. Und auch Personalkosten werden eingespart, weil schon dadurch, dass nicht zwischen mehreren Anwendungsprogrammen gewechselt werden muss, Arbeitszeit effektiver genutzt wird. Es lohnt sich also durchaus, Kassen moderner Bauart zu nutzen. Sogar kleine und Einzelbetriebe können mit ruhigen Gewissens von der herkömmlichen Registrierkasse abrücken und in moderne Kassen investieren, um Kosten zu minimieren.
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